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仓库管理的组织架构和能力评判,你了解多少?

[罗戈导读]国内有庞大的仓储物流从业人员队伍,很多人对仓库管理中的组织架构和能力评判存在疑惑。本文详细解析仓库管理中的组织架构和能力评判。

国内有庞大的仓储物流从业人员队伍,很多人对仓库管理中的组织架构和能力评判存在疑惑。本文详细解析仓库管理中的组织架构和能力评判。

库存差错

仓库进行分区管理后,库存差错率得到了一定程度的控制,但是每月的盈亏值还是比较大,动不动就几万块。一个库存几千万的仓库,这么大的差错率实在是说不过去。与其等别人来投诉,倒不如自己动手先把它做好。

总体上说,库存差错的控制主要有三个方面:一是严把入口,保证入库准确。二是控制出口,保证仓库发出的货是准确无误的,同时堵塞其他非正常发货途径。三是仓库内部要通过加强人员管理,用制度保证货物不灭失,账实相符。

根据这个思路,笔者制作了描述仓库差错的鱼骨图。

仓库库存差错鱼骨图

鱼骨图是日本石川馨先生发明的,用于发现问题“根本原因”的一种方法,也称为因果图。特点是简捷实用,深入直观。笔者从四个角度,分析了出现库存差异的原因,提出如下对策:

一、严把入口

因为仓库每天都会收到门店发回的积压退货或理赔品,清点由仓库负责,但入库由其他部门在ERP里操作。经常出现商品入库了,收到的退货还没有上架的情况,这样库存就会出现差异。所以,笔者要求各库管岗位对于收到的积压退货,承诺清点时间,规定1-5件(箱)5个工作日内必须处理、上架完毕;6件以上10个工作日内处理完毕。

另外,对于新品到货,笔者要求商品清点入库后,必须根据实际点货清单(即供应商发货清单,已经对照实物进行了确认),与ERP中打印出的入库单进行核对,确认入库商品型号、数量准确无误。  

二、控制出口  

一是要求装箱岗位,在装箱复核时务必仔细,认真审核,若因粗心导致货错发到门店,会按次数扣减考核工资。  

二是规定仓库全体员工严禁无单发货。平时有些门店因为订货晚,总公司处理订单的人员下班了,或断电、断网等特殊情况,订单无法提交,而客户要的又急,会走后门联系仓库先发货、后补订单。时间长了,往往出现忘记补单的情况。笔者也没有完全禁止无单发货,毕竟还有异常嘛。规定:若无单发货,必须由仓储主管打借条个人担保。  

三是仓库有时会出现库存记录里有,客户也已经下订单,但货找不到的情况。因为货发不出去,只好给门店退,称为自主退货。自主退货一出现,预示着库存数据肯定是不准确的。对这种情况,专门由订单处理人员记录,自主退货次数也计入库管员考核。  

四是偶尔会出现货物已经发出,在ERP中忘记出库的现象,一般属于订单处理员责任。规定当日处理完的订单,必须当日在ERP中出库,否则处罚订单处理人员。  

三、存货管理  

一是重申除该区域库管员外,其他人一律不允许到该区域拣货,明确责任。  

二是明确了商品盘点要求。由各个区域自行制定盘点计划,确保所有商品每月至少盘点一轮(即滚动盘点),由分管库存控制的仓储主管跟踪进度、抽查结果。  

四、规章制度  

一是规定各区域发现库存差异,要在24小时内把盈亏处理完毕,允许事后再去查找原因,但必须保证时刻库存数据准确。  

二是对于明知库存有误,但隐瞒不报的员工,一经发现严肃处理。  

经过各方面的不懈努力,仓库库存差错居高不下的问题,终于出现了好转,从原来的一个月盈亏总额两万元左在,下降到了两千元以内。

组织架构

开始分区管理后,仓库各岗位的职责有了不少变化。笔者觉得组织架构需要重新进行调整。跟人事部门要来了仓库的工作职责,仔细研读。 

1、仓储管理  

(1)管理商品验收入库、仓储保管、发货配送等作业,确保物资交付能够满足客户需求。  

(2)制定盘点计划并执行,保障商品库存数量的准确性。  

(3)商品及作业工具设备的财产安全、存储安全管理。  

(4)仓储规划、仓库设计、货位管理、条码管理等。  

(5)门店(客户)退货验收及入库。  

2、物流配送  

(1)到货运公司提取到货、发货等作业。  

(2)协调货运公司上门取货,与货运公司进行货物交接、解决差异。  

(3)综合协调仓库发货进度,向门店及时反馈发货信息。  

3、理赔管理  

(1)门店报废产品接收、验收入库及登记。  

(2)门店理赔产品的保管、返还、退回作业。  

3)部分产品的初步理赔鉴定。  

4、其他工作  

(1)制定并完善本部门各项工作流程及管理规定。  

(2)仓库行政后勤事务、员工食宿、员工考勤、库容库貌维护等。  

(3)物流车辆管理。

(4)公司领导交办的其他临时性工作。

依据部门职责,笔者用Visio绘制了仓库的组织架构图。

物流部组织架构图

能力评估

仓库到底工作的怎么样,笔者通过自己评价、向领导汇报、表扬与自我表扬,没有啥代表性,现在要求的可是凭数据说话。如果有大量的历史数据,通过同比、环比分析,基本上就能知道仓库每个月的绩效如何了。

笔者查阅了大量的仓库工作评估模型,结合自己的情况,制作了仓库绩效评估表。所有指标均按月统计(当然,像仓储面积只需测量一次即可)。

1、仓储能力

(1)平均库存金额(元)=(期初库存金额+期末库存金额)/2。

(2)货物周转(吞吐)金额(元)=入库金额+出库金额(不含直通)。

(3)事故次数(次),分大、中、小、微4类。

(4)日均发货件数(件)。

(5)日均收货件数(件),不区分托盘与单件,只含新品。

(6)日均出库订单个数(个)。

(7)日均出库订单行数(行)。

(8)日均入库订单个数(个),含新品、积压退货。

(9)日均入库订单行数(行),含新品、积压退货。

(10)日均索赔单据个数(个),指索赔退货。

(11)日均索赔单据行数(行),指索赔退货。

(12)仓储面积(平方米)。

(13)单位面积储存金额(元/平方米)=平均库存金额/存货占用面积。

(14)库容量(立方米)。

(15)库容量利用系数(元/立方米)=平均库存金额/库容量。

(16)仓库面积利用率(%)=存货占用面积/仓储面积*100%。

2、运行成本

(1)流出运费率(总仓至门店,门店至客户,%)=运费总额/出库总金额*100%。

(2)流入运费率(%)=供应商至仓库运费总额/入库总金额*100%。

(3)销售仓储费用率(%)=仓储费用总额/销售额*100%。

(4)单位存储费用(%)=仓储费用总额/平均库存金额*100%。

(5)车辆费用(元),维修按车统计、燃油均摊。

3、服务能力

(1)延迟订单个数(个)。

(2)客户投诉次数(次)。

(3)平均订单周期(天),订单接收到交付给客户之间的平均天数。

(4)拣选差错率(%)=拣选出错订单行数/订单总行数*100%。

(5)单据传递差错率(%)=单据传递差错个数/总订单个数*100%。

(6)发货差错率(%)=从仓库发出的商品差错行数/总订单行数*100%(含产品多、少、错)。

(7)配送差错率(%)=从仓库发出的出错商品总件数/总发货件数*100%(含发错地址)。

(8)账货差异率(%)=(盘盈+盘亏)/货物周转金额*100%。

(9)库存损耗率(%)=报废金额/平均库存金额*100%。

(10)单位时间订单处理效率(行/小时)=订单行数/所用工时*100%(订单从打印至发运)。

(11)单位时间单据处理效率(行/小时)=所有单据行数/所用工时*100%(含进出库、退货)。

(12)装箱质检效率(行/小时)=装箱质检总行数/所用工时*100%。

(13)拣货效率(行/小时)=拣货总行数/所用工时*100%。

(14)全员平均劳动生产率(元/人)=货物周转金额/仓库总人数*100%。

(15)质检有效率(%)=质检岗位发现的拣货差错次数/(质检岗位发现的拣货差错次数+门店反馈的发货差错次数)*100%。

(16)新品延迟入库单数(个)。

(17)退货延迟入库单数(个)。

(18)索赔延迟处理单数(个)。

(19)提货延迟次数(次)。

4、其他指标

(1)员工流失率(%)=本期员工流失人数/(期初员工人数+本期增加员工人数)*100%。

(2)直通比例(%)=直通订单金额/总采购金额*100%。

(3)门店退货率(%)=退货金额/发货金额*100%。

(4)每订单平均品种数(行/单)=订单行数/订单个数。

有些仓库通用的指标笔者无法统计,比如吞吐量,一般是使用货物重量(吨)或托盘数,但他们平时不用这些指标,所以只能用库存商品金额代替,虽然不准确,但好歹也能说明问题。

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