示范案例｜北京首钢：钢铁企业集中采购标准化管理体系的创新与实践

当前，数字经济风起云涌，公共采购领域的数字化实践、国有企业采购与供应链的数字化转型方兴未艾。

为总结近年来公共采购和国企采购领域在采购管理和采购执行中的新趋势、新成绩、新特点，中国物流与采购联合会公共采购分会、采购与供应链管理专业委员会启动了“2021年公共采购和国企采购示范案例”征集活动。

近期，案例征集活动尘埃落定。经过专家组评议，42篇示范案例脱颖而出。中物联采购委公众号平台、中物联公共采购分会公众号平台将对相关案例进行逐一展示。本期关注的是北京首钢股份有限公司申报的钢铁企业集中采购标准化管理体系的创新与实践示范案例。

示范案例｜北京首钢：钢铁企业集中采购标准化管理体系的创新与实践

申报单位：北京首钢股份有限公司

北京首钢股份有限公司（简称“首钢股份”）是首钢集团所属的境内唯一上市公司，是首钢实施搬迁调整、转型发展而建设的现代化大型绿色钢铁企业，拥有首钢股份迁安钢铁公司、首钢京唐钢铁联合有限责任公司，控股首钢智新迁安电磁材料有限公司,北京首钢冷轧薄板有限公司等钢铁实体单位，具有焦化、炼铁、炼钢、轧钢、热处理等完整的生产工艺流程，拥有国际一流装备和工艺水平，具有品种齐全、规格配套的冷热系全覆盖板材产品序列，其汽车板、电工钢、镀锡板、酸洗板、管线钢、家电板等核心战略产品处于国内领先地位。

首钢股份采购中心全面承担钢铁平台的采购与管理职能，实现了首钢股份、迁钢、顺义冷轧、京唐、迁安焦化、京唐焦化等多基地的原燃料及资材备件的集中采购，同时负责首钢通钢、长钢、水钢、贵钢等钢铁板块基地协同采购工作,年采购额500亿以上。

一、钢铁企业集中采购标准化管理体系的创新与实践背景

采购管理作为实现企业生产经营目标的源头，对提高最终产品质量、减少库存投入、提高服务水平，最终增强企业的核心竞争力具有重要作用。采购管理的主要目的是实现企业的经营目标。

（一）适应钢铁企业“一业多地”集团化发展的必然趋势

首钢股份作为平台公司，全面承担钢铁平台的管理职能，负责首钢股份、迁钢、顺义冷轧、智新电磁、京唐、迁安焦化、京唐焦化等多基地的原燃料、材料、备件以及工程物资的采购工作，并承担首钢集团钢铁板块采购业务的专业管理职能，负责首钢通钢、长钢、水钢等外埠基地协同采购工作。公司在近几年的采购模式探索中，逐渐积累了原燃料集中采购、基地间资材备件联储供应等经验，但局部的探索尝试已不能满足竞争激烈的钢铁市场变化，多个基地供应商数量多、采购合同多、采购物料不统一、采购信息系统不统一、采购决策权分散、采购资源不能共享、采购成本难以降低等问题日益凸显。无论是从采购组织，业务流程还是信息系统等各方面，分散采购面临的各种问题都亟待解决，多基地的采购组织存在职能重叠的问题，采购物料存在大量重复的现象，采购资源不能共享造成了资源的极大浪费，如何妥善解决跨区域多基地采购面临的多种问题迫在眉睫。在新的形势下亟待提升跨地区、多基地钢铁企业采购管控能力。

（二）在竞争激烈的钢铁环境下企业降本增效的有效途径

首钢股份“一业多地”的生产经营格局逐渐形成，面对新的竞争环境和组织形式，传统的分散采购管理方式已不适应企业的发展需要，如何加强企业采购精细化管理水平，提高采购供应活动的及时性、有效性，降低采购管理和人工成本，实现采购价值最大化，优化多基地采购管理模式是企业降本增效的有效途径。

(三)传统的采购理念和采购机制已经不适应企业协同化、信息化、合规化、智能化的发展需求

在采购方式选择上比较单一，满足3家及以上供应商的限额以上大部分选择企业自主邀请招标。为实现降本增效，在采购过程中又和供应商进行议标。在采购时间、评审环节、定标环节与《招标投标法》有出入。采购方式的选择需要根据项目采购特点选择相应采购方式，由于采购方式选择的不合理导致不合规现象的发生。国家没有专门针对非招标采购制定法律法规，对于非招标采购企业内部缺乏系统的制度管控。个别采购环节不能高效衔接、信息化水平未能充分开发利用，降低采购效率。

二、钢铁企业集中采购标准化管理体系的创新与实践主要做法

采购管理是把控制市场资源、降低采购成本、提高采购运作效率、建立采购价值最大化的长效机制作为所追求的目标。首钢股份基于目前首钢钢铁板块跨区域多基地的生产现状，应着眼于系统地优化采购供应链管理，整合策略性采购管理、供应商管理和采购执行管理，优化采购资源管理和业务管理流程，通过构建标准化的采购管理体系，把提升采购管理水平作为公司核心竞争力有机组成部分。

采购标准化管理体系，即设置跨区域多基地统一的采购管理组织机构，通过整合多基地的原燃料、合金废钢、资材备件、工程物资等企业物资的采购业务，围绕物料管理、供应商管理、采购计划、采购寻源、采购执行等一系列的采购管理活动，搭建多基地统一的采购供应链管理平台，实现各业务实体采购管理效益最大化。首钢股份跨区域多基地采购一体化管理体系不是传统意义上的集中采购，是在充分学习先进钢铁企业做法并结合自身企业多年采购经验的基础上，充分考虑了不同物料种类的特点形成一套科学的采购管理体系。构建并实施采购标准化管理体系对首钢股份跨区域多基地采购供应管控具有深远的战略意义。

构建跨区域多基地集中采购标准化管理体系的主要做法有搭建多基地的采购供应链系统平台、创新企业采购模式、经营决策系统采购分析、绿色采购等，围绕几大方面的主要做法阐述如下。

（一）抓住数字化转型机遇  开展现代供应链创新与实践

按照现代供应链管理理念、国家有关法律法规及公司全面数字化转型要求，实施制度重构，建立采购制度体系。覆盖寻源采购、订单交易、物流仓储、资金结算、利旧处置等供应链全过程，实现了各环节操作的数字化、标准化、规范化管理。从供应链管理顶层设计入手，搭建全场景、全业务模式的供应链管理系统平台，解决实际业务运行中存在的痛点，构建集中采购标准化管理体系。为企业降低采购成本，创造采购效益，提高采购效率、流程效率和人员效率。

1.搭建多基地的采购供应链系统平台

产销一体化采购供应链系统平台主要由一体化采购系统、供应PES系统、电子采购平台、经营决策系统构成，并与集团SAP、财务、成本、厂内物流以及相关系统集成，通过多系统实时联动，形成了统一的采购平台。采购供应链系统支持多个采购单位的采购业务在一个系统平台实现，支持多种采购管理业务流程，具备支持多法人、多需求单元、多采购组织、多库存地的采购供应运营管理能力。

多基地采购一体化供应链系统平台

采购供应链系统功能设置物料管理和客商管理两大基础模块，以及计划管理、寻源管理、执行管理、库存管理、结算管理等采购流程模块，基于物料分类设置了原燃料、资材备件等不同的采购流程，采取可配置的人员群组管理实现了灵活可配置的审批工作流，具备支持多账套及可扩展的管控能力，涵盖了原燃料、资材备件、工程物资、能源介质等物资的一体化采购业务。原燃料计划由线下转为线上系统管理，各基地在线上提报需求计划，采购中心结合基地生产、检修、库存、市场等情况对基地需求计划进行平衡，形成采购中心统一采购计划。线上计划管理提高了计划的严肃性，解决了过去存在的订单量、收货量与采购计划不一致、随意性大的问题，强化了计划管理职能。寻源管理设置了招标、询比、独家采购、合作谈判、在线竞价等不同的采购策略，评审过程及结果全程线上留痕，确保采购招标过程全流程线上管控，堵塞管理漏洞。新建的供应商协同平台设计了供应商自荐、采购寻源、电子合同及签章协同、送货协同、结算协同等供应商深度协同管理模式，以达到促进供应商积极参与的目的，保证采购数据不落地，通过系统平台规范采购过程、优化供应商群体、共享采购信息、监督采购过程实现阳光采购。

2.统一物料编码   奠定采购一体化基础

物料是采购行为中各项物资的对象，是基础中的基础。通过学习先进钢铁行业经验，重点结合首钢股份各基地自身多年物料编码经验，在产销一体化系统项目建设过程中设计了物料分类架构体系及无意义物料编码的最终方案。新的首钢物料架构按照大、中、叶类进行管理，涵盖原料、燃料、备件、材料、固废、能源等七大类物资。分类架构的模式可以实现物料的分类分层管理，通过建立可继承的分类架构，使得物料的技术参数个性化、层次化、精细化；无意义物料编码有利于企业间的合并重组以钢铁板块的扩展，可有效解决首钢多基地物料编码不统一的问题。为了夯实首钢物料编码基础，构建统一的物料架构体系，实现股份及京唐物料代码统一，并具备未来钢铁板块扩展功能，抽调两地业务骨干39人成立物料编码组，以集中脱产办公的方式，利用15个月时间将70万条期初编码进行去重整合，最终梳理确认31万条物料编码，实现了不同基地间物料编码的统一，解决了多基地不同物料编码难以统一管理的难题，奠定了采购一体化基础。

采购一体化物料架构体系

产销系统上线后随采购业务不断开展，基于物料统一管理的原则，首钢园区食材、日用杂品类物料也纳入统一管理，并自动同步到集团核算系统。中首新建经营管理系统过程中也充分参考了采购系统的物料编码体系，经充分研讨论证后采取系统对接的方式，以采购系统物料为基础，统一物料口径搭建进口原燃料、进口备件等业务的协同业务流程。随着产销系统不断深入应用，物料已增至41万条，采购中心针对物料不断增多的现状，结合业务决策模型工作的推进，专题设计了物料分析模型，通过物料描述重合、同叶类疑似物料、跨叶类疑似物料等不同的分析方法，探索物料整合清理的途径，目前已清理重复物料近万条。

3.整合供应商资源  实现效益最大化

产销一体化系统搭建了全方位的供应商管理功能，具备供应商自荐功能，极大的拓展了潜在供应商的准入方式，形成良好的供应商竞争环境，有利于采购成本的降低。产销新建了供应商资质电子化存档，资质信息预警等功能，将营业执照、委托代理人、质量管理体系等信息纳入预警管理范围，可以对客商群体进行动态有效的管理，有效减少客商管理员的日常工作量，避免了因资质到期未及时更新的风险防控。

结合集团管控一体化的推进，利用采购供应链系统与集团主数据系统实时对接，实现了供应商与客户合二为一，统一了客商管理规范，借助数据标准化、规范化，有效地促进了业务规范性、准确性。采购中心成立了专项客商清理小组将之前迁钢、顺义、京唐多地的原燃料、资材备件、工程物资等全部采购范围的一万多户供应商与客户信息数据进行了全面细致的整理，通过采取数据录入、纸质信息扫描归档、重复数据核对清理等多种手段，最终梳理确认2000多户信息准确、资质全面的客商信息数据。专题搭建了供应商多维评价功能，即按照自定义的物料范围、供应商群组、参评人群组等多维度对供应商进行综合性评价功能，通过供应商年度评价和日常考核，建立供应商优胜劣汰机制。2020年通过产销系统顺利完成了581户原燃材料供应商及1009户备件工程供应商的评价工作。此外通过整合迁钢、京唐的供应商资源，充分共享供应商资源，2019年以来材料、备件业务联合招标询价，实现整体采购降本上千万元。

（二）创新企业采购模式  提升规范性与采购效率

通过对中国物流与采购联合会发布的《国有企业采购操作规范》和《国有企业采购管理规范》的学习，并结合我们目前的采购现状，制定并下发《国有企业采购规范推进方案》，深入分析目前采购中存在的问题，与行业标准的差距，并对构建标准化采购管理体系提出了整体工作思路。确定依据项目特点选择相应采购方式,有多种采购方式可以选择时，在满足生产供应或运营的基础上，应优先选用竞争性强、透明度高的采购方式的原则。

在推进国有企业采购规范化、流程化、标准化、信息化、透明化的过程中，结合采购实际，大胆创新。制定并下发《采购管理流程变更方案》，针对采购方式、流程优化、评审管理、采购文本等细节分别制定具体的实施方案和措施。实现“合法合规”与“降本增效”的有机结合。

1.规范化管理方面

主要规范3个方面。一是采购方式名称规范，规定常用5种采购方式，包括招标、询比、在线竞价、合作谈判、独家采购，并明确规定适用条件。二是采购文件编写规范，编写《询比采购文件示范文本》，《独家采购文件示范文本》供采购人员参考，采购文件由通用部分和专用部分组成，通用部分在编制采购文件时不进行修改。专用部分是范本的可修改内容。三是采购术语统一规范：对采购方式中招标方式与非招标方式对应名词表进行统一规范。涉及12个维度、34个对应采购术语。

2.在流程优化方面

原业务流程需要采购人员和专业管理人员分别在产销系统和电子平台操作，一条业务链需要跨专业、跨系统才能完成。新业务流程全部由采购员在产销系统操作完成。由在两个系统之间来回切换优化为在一个系统完成全部业务采购工作。

3.评审电子化创新方面

评审现状分析，采购中心2018年成立，各基地采购业务的整合集中，对管理提出了前所未有的挑战，在异地评审方面表现尤为突出。不同基地、不同部门之间签字难问题大大降低工作效率，签到、签字的滞后现象带来合规风险。其次需要线下整理的评审资料多达5种，许多工作重复交叉，出错率高。

坚持问题导向，从业务出发，实现将评审人员8个维度信息转化为系统能识别的字段。为实现按专业随机抽取功能，将160条评审人员信息分解成471条记录维护到产销系统。

通过创新评审电子化，成功实现三个首次。首次实现评审人员信息电子化；首次实现在产销系统按专业随机抽取评审人员；首次实现评审人员对评审结果线上会签。

化繁为简，通过四次“减法”大幅提高采购效率，降低采购风险。系统自动生成评审结果，省去采购人员线下手工整理时间；解决评审人员异地签字难的问题，省去来回跑腿时间；供应商所有轮次报价全部在线上进行，省略线下纸质价格确认函和反复沟通时间；取消线下纸质评审资料5种，简化流程，避免重复操作。

评审电子化创新，打通远程异地评审最后一公里，扭转电子和纸质采购双轨并行的局面，推动采购全流程电子化不断深入。

通过一系列优化、创新、管理措施的实施，实现业务标准化、流程规范化、管理精细化、采购协同化。为首钢跨区域多基地集中采购管理提供很好的支撑，达到提质增效、依法合规、精准高效的管理创新目标，构建标准化采购管理体系。

（三）不断开发经营决策系统功能  推进企业数字化转型

经营决策系统采购分析定位在采购供应链系统之上，大数据赋能，构建面向流程、供应链的“一业多地”的经营管控系统。通过对采购计划到采购付款的全过程跟踪，以采购流程为主线对计划、合同、订单、到货、领用、库存、结算和出库成本等进行分析。为支撑策略采购、把准采购节奏、降低采购成本、有效控制采购风险提供技术支持，采购分析分为事前预测、事中控制、事后分析：事前预测通过内部业务系统和外部信息收集，判断采购品种、时机、采购意愿等；事中控制通过对采购过程中出现的合同、订单、入库、结算等信息进行分析，获得对本次采购事项的过程跟踪；事后分析通过采购后对库存结余、库龄结构、质量异议、出库价格等进行分析，为新开始的采购事项提供参考性的指导意见。

采购分析专题设置了绩效评价，通过对采购计划、寻源合同、订单执行等全流程采购行为进行审批效率的分析，针对各作业部使用单位及采购部门采购员，形成专项绩效分析评价结果，为业务流程优化及人员提素提供数据支撑，推进企业数字化转型。同时采购中心利用大数据分析，探索物料分析、废钢经济性评价、大宗原燃料价格走势等业务决策模型，将各类数据信息转换为直观可用信息，不断促进数字化采购的发展。

（四）推进绿色供应链建设

为全面贯彻执行股份公司绿色制造发展理念，采购中心坚持低碳发展理念，积极推动绿色供应链建设。为助力股份公司早日实现碳达峰、碳中和目标，2021年采购中心从绿色供应链基础工作建设、绿色采购相关政策及规范标准、绿色产品认定、绿色供应商评价、绿色物流等方面积极探索、稳步推进、有序开展。

推进绿色采购基础工作建设，陆续下发制定相关基础文件4个，下发《股份公司开展绿色采购工作方案》，制定《致供应商绿色采购倡议书》，《供应商环境体系情况调查表》，《采购中心绿色物料认定流程和要求》。

梳理绿色采购相关法律法规、政策文件、行业规范标准共计26个，其中国家法律法规4个，部门政策文件10个、行业规范标准12个。

依据《采购中心绿色物料认定流程和要求》，推动采购中心各部门完成制定首钢绿色采购认定标准，初步建立绿色采购物料初始清单，累计对29类7507项物料完成绿色认定。依据《供应商环境体系情况调查表》，结合供应商准入、二方审核等方式，引导和鼓励广大供应商推进ISO14001认证。通过环境管理体系认证供应商累计149家，占比6.88%。

积极推动绿色物流工作，对废钢、合金、原料等品种开发火运、海运等绿色物流渠道。

（五）不断推进全流程电子化、自动化程度

1.合同电子化  降低采购过程成本

产销一体化项目针对大量采购合同签订工作业务环节，经过多轮研讨、分析、论证，充分利用信息化系统的便利，找到了最优的合同签订“三步曲”，即规范的合同模板+合同可变项+电子签章=电子合同。采购供应链系统提供可配置的采购合同模板管理，根据采购管理的业务需求，可设定年度框架协议、一揽子采购协议和单笔物资采购等不同采购方式以及不同采购物料的合同模板，对物料采购合同的格式、内容、条款、附件等方面进行个性化设置。业务人员生成采购合同时，只需要选择相应合同模板，根据模板要求创建采购合同，提高合同维护的效率的同时也降低了差错率。同时借助电子采购平台、电子签章系统，通过对供应商以及首钢法人、授权人的签字和公司印章的第三方认证，实现采购合同及签章电子化，与供应商在线签订具有法律效力的合同。多基地多采购组织多法人电子合同的实现方式，有效降低了采购过程成本，提高了采购双方的工作效率。产销上线以后在实现代理采购合同签订的基础上，陆续推进了原燃料买断合同、固废销售合同等不同类型合同的电子化，截止目前电子合同签订率已达80%，由原来线下签章几天的时间提高到几小时，提升各类合同签订工作效率60%以上。

2.结算自动化  推行业财一体化

大宗原燃料按物资进厂每批次进行质检扣罚结算，是保证供应商送货质量的有效途径，但也大大增加了结算人员的工作量，以往的扣罚数据需要线下复杂运算并反复验证才可以使用。产销一体化采购系统针对此问题重点优化，实现了系统自动扣罚，即原燃料采购业务创建合同时维护好物料按质检扣罚的计价公式，每批采购收货质检结果自动上传匹配收货批次，实现结算过程系统自动扣罚结算，减少人为干预，实现结算过程数据不落地，极大地提高了结算人员工作效率以及精确度，结算时间由原来的10分钟提高到3秒钟，产销上线以后已精确支撑6631条原燃料结算自动结算业务开展。

此外按照业财一体的原则，原来由财务承担的报支职能转到业务负责，为规范报支管理，采购系统按照采购订单、入库单、原燃料质检结算单、材料结算单等不同的方式实现了报支单管理模式，并支持一票制报支及多票制报支业务场景，既满足了采购业务的不同需求，又满足了财务报支的标准化流程。近期随新业务开展，采购系统增加了质量异议红字报支等功能，有效支撑了新的采购业务场景，不断优化的系统功能体现了产销一体化平台良好的拓展性。

3.重设业务流程  提升电商化采购效率

2020年6月份首钢股份与震坤行、西域、固安捷、艾逊、工品汇5家国内龙头工业品电商签约了合作框架协议，在合作协议的基础上，围绕“采购资源网络化、交易透明化、价格市场化、服务规范化、效益最大化”的总要求，迅速形成了《首钢股份公司电商化采购工作推进方案及实施安排》，股份公司纪委、运营规划部、计财部、设备部、采购中心、各作业部及资源开发事业部等多部门协调联动，以工业品电商为实施主体，稳定交易渠道、明确职责界面、完善管控流程、确定项目清单、规范交易规则、建立结算机制、应用多种采购方式，逐步增加交易品种和拓展交易基地，快速推进电商化采购工作，最大化地降低公司采购成本。采购中心作为电商工作小组组织单位，制定按周推进工作机制，采取电商竞拍、商城直采的模式，电商采购金额已达两千万。随着电商采购规模范围的不断夸大，跨系统操作、线下匹配环节多、执行效率低的问题逐渐凸显，针对此现象采购中心借鉴产销一体化项目设计经验，联合资源开发事业部项目组，重新设计电商采购业务流程，积极推进产销一体化采购系统与股份在线交易平台系统对接方案，将电商竞拍及商场直采两大类业务流程通过系统直接对接，减少线下业务环节，在保证电商化采购效益的基础上，有效提升采购运作效率。

三、钢铁企业集中采购标准化管理体系创新与实践效果

（一）经济效益

首钢股份跨区域多基地集中采购标准化管理体系创新与实践在降低采购成本方面效果突出，新的采购管理体系实行以来，2021年全年共完成采购降本12.64亿元，其中，原燃料集中采购降本6.64亿元；开展经营性采购实现降本0.78亿；调整品种结构降本0.77亿元；通过采购进口喷吹煤、热压铁块等实现降本2.47亿元；工程设备及备件共节资1.98亿元。

（二）管理效益

1.钢铁企业集中采购标准化管理体系创新与实施解决了跨区域多基地分散采购的各项问题，实现了高度一体化采购业务的有序开展，切实加强了企业采购精细化管理水平，真正满足了跨区域多基地高效协同的采购供应业务需要。首钢股份平台公司通过构建多基地采购标准化管理体系对各基地采购业务进行整合，增加对市场资源的控制力度、降低采购成本、提高采购效率、提高企业整体竞争力。

2.业务标准化、流程规范化、采购效益明显提升。通过完善管理制度及风控手册，确保采购业务过程的各项职责得到落实、各项权力得到监督、各项风险得到控制。建设统一的物料体系、客商体系、质检标准，设计首钢多样化采购模式，实现首钢股份、迁钢、顺义、京唐、京唐焦化等账套大宗原燃料、备件、材料、工程、固废、能源等物资的一体化采购模式，开创了首钢独有的“买断采购一键式操作”、“质检结果自动匹配扣罚结算”等多种创新业务模式。首钢特色多基地联动采购模式设置订单、收发货、结算报支联动触发，工作效率提高50% ；订单及收发货实时联动，业务操作量及错误发生率有效减少50%；17家首钢单位、1500户外部供应商实现电子签章，合同签订效率提升60%以上。

3.钢铁企业集中采购标准化管理体系建设搭建了统一的采购供应链系统平台，形成了有效的采购一体化管理模式。搭建了采购供应链核心系统的同时，配套整合了电子采购平台、电子签章、文档库、三级PES、采购分析等系统，形成了统一的采购供应链系统平台，实现了与首钢集团、基地财务系统的无缝衔接，实现了与供应商的深度协同，有效支撑了采购标准化管理体系的建设，极大地提升了采购效率。原燃料质检系统自动扣罚结算，结算时间由10分钟提高到3秒，平均每月减少结算时间2600分钟。

（三）社会效益

首钢在跨区域多基地集中采购标准化管理体系的创新及实践过程中，基于采购供应链一体化系统体系，针对多项采购业务痛点实现了多项采购业务变革，树立了良好的首钢采购品牌形象，在行业内极具推广价值，对其他钢铁企业乃至其他行业提升效益、降低成本方面具有意义深远的作用。