收藏 | 如何准确识别库存差异的根本原因?

库存差异是供应链管理中常见的现象，也是非常困扰管理者的问题。无论是盘盈还是盘亏，都说明在日常管理中存在着漏洞。我们必须找到问题的根本原因，制定切实有效的措施，这样才能防止同样的问题重复发生。

库存差异的情况可以通过两种方式发现。

主动式：

盘点是主动发现差异的方法，盘点的方式主要有二种，第一种是定期盘点（Periodic counting），另一种是循环盘点（Cycle Counting）。

定期盘点是每隔一定的时间，对所有的库存物料进行盘点的活动。每次的间隔可以是一个季度、半年或者是一年。

循环盘点是根据ABC分类法把库存品根据价值的高低来制定盘点计划。在整个年度中，所有的库存品至少会被盘点一次，价值越高被盘点的次数也越多。

被动式：

当仓库需要领用物料发货时，发现库存数量与系统上的记录不相符，差异情况就被动地发现了。

不管是主动或是被动地发现差异，库存调整都是需要立即去做的。知错就改，不能一错再错，这是库存管理的原则。

当然了，调账不是想要做就可以做的，财务控制官需要了解差异的根本原因，合情合理的解释，有效的改善措施，把问题都说通了才能同意调账。

想要调查问题的根源是个头疼的事情。几天前发生的事情大家可能还记得，如果是陈年旧账谁还能记得清楚？时间相隔得久了，差异渐渐地就变成了一笔糊涂账，解释不清楚，挨领导批评也是无可奈何的事。唯一解决的方法就是找到造成差异的根本原因，然后才能告诉领导这个锅，我不背！

如何来准确识别库存差异的根本原因？这里有一份差异原因手册，请收好。

步骤一 先易后难

大家有没有这种经历，有时候电脑出了故障，在找高手求助之前，不妨先把电脑重启一次，说不定电脑就恢复正常了，有时候解决问题的方法就是这么简单。

查找库存异常原因也是一样，可以换一个人重新来盘点一次。说不定差异的原因就轻易地被发现了，很有可能是由于一些低级错误引起的，比如盘点数字抄错了，或是有些物料漏掉了没盘到，更有甚者是在系统输入的时候少输入了一个零。

通过最简单的方式，重新盘点一次有数量差异的物料，没准儿就可以迅速找到问题原因，从而省去了大量的分析的时间。

步骤二 按图索骥

因为低级错误而造成的库存差异的情况还是比较少见的，在大部分的时候，差异问题都是由于一些深层次的原因引起的。首先我们要画一张图，把库存先做一下归类，然后根据差异情况来对应地寻找问题根源。

工厂库位图

在库存管理中，最主要的库存有原材料Raw Material、在生产区域的在制品Work in Progress和成品Finished Goods，它们构成了三个主要的库位，也就是所谓的Storage Location。

除此以外，还有一些特殊的库位，我们先来聊聊这些库存可能存在差异的原因。

项目材料Prototype

制作样件需要使用消耗一些原材料，有些是为了新项目专门开发的材料，有些则是通用材料。

由于项目阶段消耗原材料数量不确定，经常会有超过预算使用量的情况。项目组成员对于物料管理的意识也普遍较薄弱，领用以后的原料随意处置的现象较多，这部分的物料比较难进行管理。

一般的做法是项目材料领用以后就直接销账，走项目费用，这样就不会对系统库存数据准确率造成影响。

报废Scrap

库存品因为质量不合格的原因，暂时不可使用，等待最终处理。原材料如果超过了有效使用期，不能用于生产，只能报废。很多工厂的报废品不是实时进行处理的，所以很容易造成实物的库存数据与系统不一致。

客户退货Return

因为质量或是包装方面的问题，送到客户仓库的成品要被退货。退运货返回工厂仓库以后需要入库检测，判定是否可用或是报废。退货如果在系统中没有及时进行处理，可能会造成库存数量的差异。

包装材料Packaging

包装材料种类很多，每种成品的包装物可能都不相同，完全是定制化的。包装材料可能是在BOM内，也有可能是在BOM外，需要视具体情况而定。

如果是在BOM内的，那么就很容易造成库存的差异，因为包装材料是很难管理的。除非是单价较高的包材，如托盘、周转箱之外，一些体积或金额较小的包装物入库的时候不会进行清点。在包装过程中实际使用数量也没人会认真统计，时间久了，库存差异就会越来越大。

JAIL

字面解释是监狱，里面关的不是人，而是可能存在质量上的缺陷，不可使用，需要等待质量检验人员判定的物料。如果这些材料没有及时处理，就可能被人遗忘在角落或系统中。

库存差异主要的部分还是在原材料、在制品和成品之中，我们要重点关注这三个部分。接下来，就让我们深入分析各个库位里差异可能存在的原因。

原材料

1.收货系统数据更新不同步

在理想的环境下，一批原材料到仓库后，应该立即验收入库，同时在系统中更新库存数据。可是在现实中，时常会有不同步的情况发生。

如果货物已经在仓库里了，但是还没有在系统中完成入库，那么实物数量就会大于系统数量。

如果在系统中已经完成入库了，但是货物还没有放置在指定库位里，那么实物数量就会小于系统数量。

2.错误的订单号、零件号或数量

供应商在制作发货单据的时候，可能会打错了订单号、零件号或是数量，明明是A物料，在箱单上写成了B物料，如果零件的外包装都是一样的，仓库收货人员不开箱检验是没法识别出错误的。

3.错误的计量单位

零件的单位是可能是袋、箱、托盘，或者是长度、重量单位，搞混的话就会造成库存的差异。

4.来料退货

供应商原料因为质量或是数量上的问题，需要安排退货。如果系统中已经入库，在完成实际退货以后没有在系统中扣减，就会影响库存的准确性。

在制品

1.物料清单BOM

如果BOM上的数量和生产过程中实际消耗量不相符，就会产生库存的差异。在创建了BOM以后发生了工程变更，没有及时维护物料清单也会造成日积月累的差异。

2.返工

一些在制品需要返工rework，其中一部分的原材料需要拆解下来，更换上全新的物料。被拆下来的原料不可继续使用，需要走报废的流程。整个过程中涉及报废和重新领用物料，如果没有及时在系统中完成相关的操作，很容易引起库存数量差异。

3.倒冲

倒冲（Back flush）是ERP系统对产成品收料并对原材料减料的确认过程。

在ERP中，每个产成品和在制品都设置了多层BOM表，系统在产成品收料时将自动增加产成品库中成品数量和金额并根据BOM减少在制品库即生产车间的原材料的数量和金额。

原材料移库、生产报工要及时。如果移库延迟，在制品库位可能就没有足够的原材料做倒冲扣减，就可能出现原材料负数的情况。

这种情况也可能会对MRP的计算产生影响，导致无法计算出正确的物料需求，最终影响到下一个批次订单的数量和物料供应。

成品

1. 出货系统数据更新不同步

货物在离开工厂仓库以后，需要立即在系统中做销账扣减的动作。

如果货物还在仓库里了，但是在系统中已经完成出库销账，那么实物数量就会大于系统数量。

如果在系统中还没有完成出库，但是货物已经离开了仓库，那么实物数量就会小于系统数量。

2.错误的订单号、成品编号或数量

仓库在制作出库单据的时候，如果输入错了订单号、成品编号或是数量，可能会导致成品的系统库存数量差异。

3.样品、赠品

质量部或是销售部可能会领用一些成品用于样品检测或是客户赠品。如果没有经过领用手续过账的话，可能会造成数据的差异。仓库区域只有专人才可以进出，领用货物必须有严格的控制流程。

产生库存差异的原因并不局限于以上提到的这些，可能还存在着一些出于意料的情况。林子大了，什么幺蛾子都可能出现。如何来改善差异的情况？这里有3个tips供参考：

1.尽可能地使用条码系统，减少人为操作。

2.实物的移动必须与系统操作同步。

3.库存差异问题及时发现，及时处理。