采购部门的职责分工，在数字化时代下采购部门如何成功转型

在数字化时代，如果想要提高采购的效率，降低采购成本，增加库存周转率，都需要建立起一套完整的采购体系，然后再结合人工智能和大数据等技术，构建成有智慧的数字化采购体系。在此之上，首先要做的是建立起专业的采购部门团队。

一、采购部门职责

在企业内部，采购部门应该是一个分工明确，职责清晰的关键部门，负责购买维持企业运转所需要的各种物料和服务。我们就以制造企业为例，来探讨一下采购部门的组织结构和岗位职责。

在大公司里采购组织结构复杂，而且在不同性质的企业里，采购部门负责人的职位名称也各不相同，比如部门领导们的头衔有首席采购官（Chief Purchasing Officer）、副总裁（Vice President）、部长、总监、经理等等，具体从事采购业务的职位有主管、资深采购、采购员等等。

为了便于描述，本文仅采用两种采购职责，即负责制定采购战略，部门的领导者——采购经理，以及负责具体采购活动实施，部门的基层职员——采购员。

1.采购经理（Purchase Manager）

作为部门的负责人，采购经理负责战略制定和规划的工作，主要的职责有以下内容：

(1)根据历史销售数据，结合新品引入、老产品退出的计划，和企业未来的发展计划，制定下一个财年的采购计划。根据公司每年的销售额，基本就能够算出采购金额Spending是多少。

(2)维护现有供应商关系，保证稳定的供货。现有供应商的财务状况是否健康、关键原材料，特别是那些市场供应紧俏的原料供应商关系一定要维护好，供应链的稳定就是公司业务发展的基础。

(3)新供应商的开发，持续寻找更加具有性价比的潜在供应商。在保证供应稳定的前提下，适时地开发新的供应渠道。采购可能会觉得老供应商合作得都很愉快，没有必要多花精力去开发新供应商，但是我们需要从两个角度来考虑。

首先是优胜劣汰，让供应商们始终保持竞争的状态，流水不腐户枢不蠹。其次，采购要有风险防范的意识，不能把所有鸡蛋都放在同一个篮子里，新冠病毒疫情就是对我们的一个警示。

如果主要的供应商都集中在同一个国家或地区，一旦该区域发生重大灾害，采购方的损失可能是巨大的。

(4)供应商合同管理，定期与现有供应商回顾价格，制定年度降价计划。

(5)审核现有供应商的交货表现、原材料质量和成本，制定供应商评分机制，作为供应商综合表现的考核依据。供应商考评不是采购一家之言，需要综合交付表现和产品质量，使用权重评分法得以纵观全局。

(6)积极了解市场价格和发展趋势，获取最新的原材料价格指数，在保证质量的前提下，降低采购成本。采购经理需要关心各种国际地缘政治和国内民生的大小事，真可谓是事事关心。

(7)负责本部门员工的管理，制定职业发展培训计划，考核员工的工作表现。带出一支优秀的团队，制定继任者计划也是经理人的一项必修课程。

(8)协调企业内部和外部供应商的沟通事宜。多沟通、擅长沟通才能在采购经理岗位上游刃有余。

2.采购员（Buyer）

负责更多的工作是在操作层面上的，具体可以包括以下内容：

(1)创建新供应商信息和新的采购原料主数据信息。

(2)原材料采购品价格维护和定期更新。

(3)根据需求和库存情况，制定采购计划。

(4)创建采购订单，发送给供应商。

(5)确认交货期，跟踪订单交货情况。

(6)解决订单交货差异的问题。

(7)监督供应商交货表现，收集相关数据，向上级主管反映交货中的任何异常问题。

(8)安排、跟踪供应商货款情况。

二、采购部门如何转型？

1.观念的转变

在一般的企业里，产品和服务中65%的价值源自其供应商，因此采购部门在公司里是非常重要的存在。在传统的认知中，节约成本是采购部门的首要目标，但在未来，采购部门将扩大职能范围，帮助公司提高业务绩效和推动创新。

采购的领导者将积极采用新兴技术，制定清晰的数字化战略，并重构采购格局，从而推动这一转型。在这种变革的驱动下，采购部门将重新思考整个部门的组织架构、采购活动、资源分配和相关技能。

在传统的组织结构里，业务部门认为采购是执行层面的活动，不具有战略上的影响力，因此都是提出采购需求之后，通知采购部门执行既定的计划。

随着市场竞争环境和商业的发展，这种观念也需要转变。业务部门需要与采购部门紧密合作，才能取得更出色的业绩。

在传统的模式中，采购员支持业务部门开展端到端的专业活动，比如，寻源以及品类和供应商管理，制定寻源战略和与供应商谈判。

在供应商管理中，采购员只能手动发掘供应商，并且通常需要采购商的协助。采购员只能从价格、质量和交付的角度管理供应商，静态评估供应商风险，并且很少会主动更新评估结果。

在合同管理方面，采购员采用手动制作和执行流程，缺乏集中的文档管理位置，有时候采购换人后还会出现电子合同文件丢失的现象，很难确保供应商遵守合同。

在转换观念以后，采购员需要和业务部门紧密合作，把核心寻源、签订合同和供应商管理活动集成至供应链活动中，更好地满足客户需求。

同时，采购员还将更加积极主动地参与产品设计创新，与研发、产品设计和供应商共同开发新项目。采购员将与业务团队展开更密切的合作，他们的工作重心将放在从内部和外部信息系统里的丰富数据中获取洞察力。

2.技术的创新

根据SAP Performance Benchmarking的一项调查结果显示，采购部门将52%%的时间花在了事务性活动中，比如对账和合规性审核，此类工作不仅是费时费力，而且纯属被动响应，无法解决采购管理中的根源问题。

在未来，企业将实现大多数交易活动的自动化，比如使用机器人流程自动化(Robotic Process Automation)，来对于采购金额占比高、需求相对稳定的原材料进行自动下单补货，这样就能释放人力资源，让员工从枯燥乏味的重复性工作中解脱出来，专注于能为企业创造更高价值的工作。

最终，采购部门的运营成本将下降，并为公司贡献更多的价值。根据麦肯锡的一份研究表明，60%的寻源到付款流程有可能实现全部或大部分的自动化，由此节约的成本在总体节约的支出中占3.5%。

在数字化的采购活动中，人工智能、区块链将被用于起草合同并提供寻源决策指导。采购部门将利用预测分析技术，提高采购支出Spending的可视性，有利于制定寻源决策。

采购部门可以利用集成式分析功能和仪表盘，从不同维度，重点展示供应商的实际绩效，以及预测的潜在风险，从而完善总体供应商管理流程。

通过采用数字化合同，采购部门在与供应商谈判时，能够提高质量、透明度和速度，并加强协作，还可以减少企业对供应商合规问题的担忧。

在数字化时代，随着各种新技术的出现，采购部门将会运用RPA、区块链、机器学习等技术来提高事务性活动的效率，降低人工运营成本，并为企业扩展业务创新思维，创造更多的价值。