从采购流程的角度来看sourcing and operational procurement

多年从事采购工作，经常会被小伙伴们问到，你是sourcing 还是buyer? 具体有什么区别吗？虽然翻译成中文都是采购，但是工作的重点和职责还是有很大区别的。今天，我想详细介绍一下采购流程（Procurement Process)，并从流程的角度，跟大家聊一聊二者主要的区别以及联系。

首先，我们需要了解运行采购流程的步骤

The steps to execute the procurement process

第一步：需求评估（Needs Assessment）

需求评估是一个信息和分析的过程，其结果是对个体、机构、共同体或社会需求的确定。对于我们采购工作者而言，即我们服务的公司、组织、客户的需求进行确定。需求评估也有对应的步骤以及方法，有兴趣的朋友可以自行百度或者谷歌，这里我们就不展开了。

第二步：市场以及采购组合分析（Market & Portfolio Analysis)

NO.1 市场分析

当我们确定需求后，需要对市场供需变化的各种因素及其动态、趋势进行分析。 充分的市场分析对采购行为具有强大的支持作用，主要体现在成本、货期以及采购购买力评估等方面有一个预判。

NO.2 采购组合分析

前面文章中有提到过采购策略制定，有兴趣的朋友可以点击下面的链接，详细了解采购组合分析。

采购策略制定

第三步：供应商关系管理（Supplier Relationship Management）

供应商关系管理是用来改善与供应商关系的手段和方法，致力于跟供应商建立长久的、双赢的战略伙伴关系。

供应商关系管理可以通过一定的模式来具体实施，可以跟各位分享我的经验是：

• 供应商拜访频率以及会议频率-首先针对供应商供货情况，制定此供应商拜访的频率以及会议频率，比如月度会议、季度会议。一般情况下比较稳定的供应商可以保持季度会议。同时，参与拜访以及会议的人员需要明确，针对不同时期以及不同问题，可以邀请相关人员一起拜访或者参与会议

• 主要任务或者未完成任务-供应商所处的环境以及跟公司合作的情况不同，采购人员需要清楚的知道哪些是重要任务以及未完成任务的跟踪情况。比如：重大质量问题、产能问题、新产品开发情况等等

• 供应商绩效-考核评估供应商近期的质量以及交货表现

• 未交货订单-顾名思义，供应商未交货订单情况？产能是否能满足订单

由于供应商关系管理涉及的内容比较多，可以使用的工具也比较多，篇幅有限，我们会在后续的文章中详细介绍。

第四步：风险管理（Risk Management）

风险管理的目的是将可能的风险降至最低，采购作为价值链的关键部门，风险管理应用在采购工作中则更多的是事前控制。

风险管理也可以从持续改进的角度来执行，可参考下图：

第五步：供应商选择（Supplier Selection）

概念摘选自百度百科：狭义的讲，选择供应商是指企业在研究所有的建议书和报价之后，选出一个或几个供应商的过程。广义的选择供应商则包括企业从确定需求到最终确定供应商以及评价供应商的不断循环的过程。

企业根据采购战略，从地域、价格、质量、供应商财务状况等方面，综合考量选择出最优供应商。

供应商选择总结为四步

第六步：立约（Contracting）

当选择好供应商，终于到了签立合同这一步。相信朋友们可以发现，当签立合同之后，我们跟供应商的合作落地了。

对于大部分企业而言，签立合同之前的工作，主要是由Sourcing部门执行。当合同签立之后，公司的Buyer或者Operational procurement需要按照合同的条款执行采购任务。

第七步：订单与交货期管理（Order Fullfillment)

采购订单管理：企业根据预测、实际需求和相关因素制定采购计划，将采购订单下给对应供应商并对订单进行跟踪以及管理的活动。采购订单管理的目标是将需要的货物在恰当的时间、准确的数量、以合格的品质输送给企业。

采购订单管理主要由以下几步构成

第八步：供应商绩效（Supplier Peformance）

供应商绩效评估一般涉及以下几个方面：

• 交货达成率%

供应商是否按照企业要求的时间交货

• 质量合格率%

• 量合格率%

• 产品质量水平

供应商质量体系是否可以持续输出质量稳定的产品

• 新产品开发能力

供应商是否有能力协助企业开发新的产品投放市场

• 持续降本能力

供应商是否有能力持续降低供货成本

第九步：质量管理（Quality Management）

显而易见，质量对于产品而言是至关重要的，质量管理虽然一般由质量部门主导，采购在质量管理的过程中也起到极为重要的作用。采购产品不仅仅是价格或者交期的问题，更多的是质量水平、质量保证能力、综合实力的问题。便宜的产品即使交期、服务都很好，产品不合格则一切归零。

第十步：持续改进（Continuous Improvement）

持续改进对于采购工作意味着我们根据绩效评估以及企业实际需求，制定解决方案，形成改进计划，目标是优化供应链，为企业提供更有竞争力的供应资源。

持续改进的工具有很多，广为应用的是PDCA:

• P：Plan

• D：Do

• C：Check

• A：Action

感兴趣的朋友可以详细了解一下。

基于上述十个步骤，我们可以用下图来体现：

Sourcing VS Operational Procurement

右半圆的管理活动主要由Sourcing部门执行，左半圆的管理活动则由Operational Procurment部门负责，周而复始，构成了完整的采购行为。