报价分析之前采购应该注意的问题

通过之前的两篇文章，作为采购的我们，已经熟悉了“RFI”、“RFQ”和“RFP”这三种常见的询价方法的优缺点，也系统学习了如何通过“非正式询价”、“议价采购”与“招标”这三种方式向供应商进行询价。

在初步询价之后，面对这形形色色的报价单，我们又该如何判断哪家供应商性价比最优，哪家供应商存在陷阱呢？

这就会用到报价分析这个方法。古语有云“工欲善其事，必先利其器”。一份有效的报价分析，必须建立在供应商合格的报价单基础之上。

因此，采购在进行报价分析之前，必须明确以下几个问题。

01

报价单上所体现的产品

或服务信息能够完全符合使用部门的需求吗？

在正式报价分析之前，采购需要将报价单当中所涉及的产品或者服务的相关信息提供给使用部门（例如：产品的技术参数、图片、成分构成、样品等；服务的设计理念、实施方案等），以便确认现有的报价单是否可以满足他们全部的需求。

如果可以满足，那么采购就可以进行下一步的报价分析。

如果不能满足，通常会有如下两种处理方法：

（1）如果缺失的是所需产品或服务必须的信息，就要依据每个公司不同的规定，从“非正式询价”、“议价采购”与“招标”这三种方式当中选择其一，进行二次询价。

（2）如果缺失的不是所需产品或服务必须的信息，那么采购就可以继续进行报价分析。但是必须将这个情况记录在案。在后续的谈判环节，作为筹码，向供应商争取到更多的利益。

例如：H公司计划采购一批大型防盗门上面使用的合页，根据前期市场调研，邀请了4家供应商参与报价，报价汇总如下：

（▲报价汇总表格）

从报价分析中，我们不难看出供应商的报价存在两个明显的问题：

第一：虽然供应商的报价体现了模具费的具体金额，但是对于模具费是否可以返还，在什么情况下可以返还，并没有明确的约定。对于合页这种单价并不高的产品来说，接近¥1,000.00的模具费对于单价几乎有着决定性的影响。

所以这个问题就属于缺失产品必须的信息，需要所有的供应商对此进行二次补充说明报价。

第二：虽然供应商的报价体现了材料种类和重量，但是并没有体现所用原材料的产地、加工用板材是足尺还是下差等信息。合页对于防盗门而言是配套件，使用部门更关心其配套效果和结构强度，而这两方面完全可以通过后期供应商的样品去验证。

所以这个问题就不属于缺失产品必须的信息，但采购却不可忽视这个问题，在后期价格谈判的时候，完全可以针对这一点对供应商的原材料价格提出质疑，争取降本的机会。

02

供应商能够准时交付产品或服务吗？

对于报价单当中所体现的各个时间节点，采购需要判断是否满足项目的要求。在这个过程中需要着重注意以下三个因素：

气候因素：因为供应商或者项目所处的地域不同，气候对于时效性的影响十分巨大。

例如：中国南方地区，夏季需要考虑台风对于海运、陆运时效的影响；中国北方地区，冬季需要考虑大雪对于空运、陆运时效的影响等等。通常情况，受到气候因素影响，相关时效性会比正常预测的时间节点延迟1周左右。

例如：2020年12月中旬，H公司计划从山东龙口采购一批零配件运送至辽宁大连用于机器维修，原计划12月13日，龙口工厂完成生产，12月14日清晨零配件出厂，通过渤海轮渡，12月14日夜间，大连工厂收到货物并进行机器维修。但是12月13日，龙口突然遭遇大暴雪，全市生产、运输瘫痪，直到12月16日，龙口工厂才恢复生产，12月17日傍晚大连工厂才收到货物，几乎耽误了1周的时间。

政治因素：国家或者地区因为举行某些大型活动，处于安全角度考虑，可能会对生产或者运输进行限制，从而影响相关的时效性。

例如：北京、上海等地区常常会因为举行大型会议，而限制相关货车进入市区；华北地区，常常因为环保问题，而要求某些行业的工厂进行限时停产等等。通常情况，如果是举行大型会议，相关时效性会比正常预测的时间节点延迟1周左右。但是因为环保所造成的影响，相关时效性会比正常预测的时间节点延迟1-3个月左右，在这种情况下，应该建议使用部门避免使用这个区域的供应商，从而规避后续的风险。

民俗因素：一些地区或者民族，因为相关的民俗，影响相关时效性。

例如：春季的华北地区，很多乡镇企业会停工一周，从而保证员工可以参与家中的春耕工作；过年期间，中国北方大部分乡镇企业都会从腊月二十三休息到正月十五，而中国南方大部分乡镇企业却是从腊月二十四休息到二月二龙抬头。通常情况，受到民俗因素影响，相关时效性会比正常预测的时间节点延迟3-15天左右。

在这三个因素当中，因为民俗因素是有章可循的，所以采购可以提醒使用部门提前规避。

例如：2021年1月上旬，H公司紧急采购一批铸件用于出口，经过前期市场调研，初步确认了潜在供应商：河北石家庄的供应商A以及广东南海的供应商B。因为是紧急采购，所以生产周期才是H公司重点关注的焦点。基于生产工艺的限制，两家供应商的生产周期都为7天。如果H公司2021年2月1日下单，两家供应商的生产时间对比图如下：

（▲不同厂商生产时间对比图）

两家供应商在客观条件基本相同的情况下，供应商A因为南北方的民俗差异比供应商B节省了半个月的生产时间。但是作为采购，如果提前安排好采购计划，将采购周期再提前1周，就完全可以避开春节的影响。

03

供应商的价格是否覆盖了购买产品或服务的全过程？

采购需要着重看一下供应商的报价是否包含了税费（需要明确税率和发票种类）、包装费（是自带包装还是定制化包装）、运输费（需要明确运输方式，例如：是送货上门还是需要自提）等等。

04

供应商的报价是否提供相关折扣？

一般的报价折扣分为现金折扣和商业折扣，如果供应商给出这两种折扣，需要采购着重注意如下两点：

现金折扣：是一种鼓励购买者缩短账期的价格削减方式，单价会随着账期的延长而逐步增长。如果供应商采取这种报价方式，采购需要得到财务部门的支持，一方面确认供应商要求的账期是否符合公司的规定。

另一方面，综合换算不同账期下，供应商实际的价格。最终采购要做到在同一个账期条件下，对于不同供应商的报价进行报价分析。

商业折扣：是指供应商为促进商品销售而在商品标价上给予的价格扣除，通常情况下，供应商会针对不同采购数量给与不同的折扣，即常见的阶梯报价。

如果供应商采取这种报价方式，采购需要得到使用部门的支持，根据相关的阶梯要求，确认最终的采购数量。然后基于此数量，根据公司的要求，进行二次询价。以二次询价结果为基础，再进行报价分析。

例如：H公司计划采购供应商A生产的产品10000件，每件产品的标价为20元（含税、含运费、含包装），报价单显示：

账期对价格的影响为：2/10，1/20，n/30

由于是成批采购，供应商A给予H公司价格方面10%的折扣。

2/10，1/20，n/30（H公司收到发票后10日之内付款，供应商A给予价格方面2%的折扣；收到发票后10-20日之内付款，供应商A给予价格方面1%的折扣；收到发票后20-30日之内付款，供应商A没有价格方面的折扣；收到发票后大于30日付款，H公司违约），这个就是典型的现金折扣条款。

价格方面10%的优惠，这个就是典型的商业折扣条款。

05

供应商的账期是否符合公司的要求？

对于报价单中体现的账期，采购需要与公司现行的财务制度进行比对，针对两种不同的比对结果，需要着重关注如下的问题：

比对结果符合公司的财务制度：那么在进行报价分析之前，就应该让使用部门提前向财务部门报备资金使用计划，为后续的付款工作打下基础，防止出现生产之前或者出货之前，因为资金不到位而耽误项目进度情况的发生。

比对结果不符合公司的财务制度：那么在进行报价分析之前，需要征得使用部门和财务部门相关领导的批准。在后期报价分析过程中，采购也需要将其换算成符合公司账期的价格，在同一标准下进行报价分析。

06

总结

以上5点就是在报价分析之前采购应该注意的问题，在落实其中一些问题的过程中，采购需要寻求其它部门的协助或者批准。其反馈的结果，都需要相关部门的领导落实在纸面上。采购对此进行整理备案，方便后期审计部门的审核。

报价分析的前期准备工作在采购流程当中，可能不会像商业谈判那样激情四射，也可能不会像降本增效那样光彩夺目。平淡无奇之中可能还蕴含着丝丝的枯燥。但这却是商业谈判、降本增效以及其它采购工作的基础，只有塌下心来，将准备工作做扎实，才能保证后续的报价分析是准确并且有价值的，为商业谈判和降本增效提供强有力的支撑！